No seas un SPAMMER

¿Tus correos llegan a spam en Gmail y otros? Aprende por qué y cómo evitarlo

Estamos en el mes del “Black Friday” y esta es una gran oportunidad para hablar de los correos que llegan a spam en Gmail y otros servicios como Yahoo! y Hotmail/Outlook.

Esto es algo muy frecuente y podemos evitarlo fácilmente si entendemos cómo hacen los servidores de correo para identificar el correo no deseado (también llamado “correo basura” o en inglés, “spam”).

Acompañame a ver esta triste historia

En el día de ayer, contacté a los suscriptores de un cliente para notificarles acerca de un nuevo posteo que podía interesarles.

Mi cliente vende un producto de uso corporativo. En general todos sus clientes son empresas medianas, aunque hay excepciones.

Los usuarios del producto se subscriben a los envíos de novedades para tener acceso a las actualizaciones y avisos varios. Estos envíos de correos, si bien se pueden considerar “masivos” debido a la automatización del proceso, son comunicaciones simples destinadas a usuarios de este producto particular. El contenido del mensaje es totalmente relevante a dicho producto.

En general, el monitoreo de los resultados de un envío de este tipo es bastante pasivo. Luego de notificar a los usuarios, uno espera que empiecen a aparecer las visitas en Analytics y, eventualmente, consultas acerca del uso de la nueva función que se anuncia en el mensaje.

Mi cliente ya me había anticipado que la tasa de respuestas a estos mails era baja, por no decir nula. La tasa de apertura también estaba muy baja.

Como me habían asegurado varias veces que los suscriptores eran clientes reales y que no se trataba de datos comprados, asumí que lo que pasaba es que los títulos de los correo eran chatos, poco atrayentes.

Por otra parte, cuando me mostraron algunas copias de email anteriores, vi que en algunos no había un CTA (“call to action” / “llamado a la acción”) claro, y entonces el cliente bien podía ver el email y no hacer nada al respecto.

Mailing day!

Hicimos un trabajo muy prolijo, el texto del email era breve, atrayente, tenía un CTA claro: pedí una reunión para que te mostremos como utilizar la nueva función. El texto del título del mail propiciaba la apertura. Se enviaron los emails (alrededor de 12.500) y los resultados fueron pobrísimos.

En una base de datos curada, prolija y bien mantenida, es esperable que luego de un envío lleguen respuestas automáticas: destinatarios que están de viaje, avisos de licencia y, de tanto en tanto, notificaciones de usuarios que han cambiado de email. Como se trata de suscripciones verificadas, no es común encontrar mensajes de error, aunque puede haber “soft bounces” (rebotes) si el servidor de correo del destinatario se encuentra temporalmente ocupado o desbordado de mensajes.

En este caso, la tasa de respuestas de este estilo fue abrumadora. Varios cientos de mensajes llegaron casi inmediatamente con todo tipo de mensajes de error, vacaciones, etc. Mientras los miraba, noté que en cada recarga de la página había menos y menos emails en la bandeja de entrada.

El misterio fue rápidamente resuelto. Ese inbox general era usado por personal de atención al cliente. Cuando llegaban este tipo de mensajes, procedían a borrarlos para “despejar” la bandeja de entrada y poder trabajar con comodidad.

Este era el comportamiento “desde siempre”. Nadie miraba esos email, a nadie preocupaba lo que decían. Solo se borraban.

Así, cada mes, los mismos mensajes de error del estilo “Juan no trabaja más aquí”, “Mengano ha fallecido” (muchos!) y otros que notificaban cambios de email o dominio eran eliminados sin tomar acción sobre ellos.

Como parte de mi rol incluía poner en orden su base de contactos, recuperé todos esos emails (2559en total) y tomé acción sobre cada uno de ellos:

• 6 empresas notificaban cambio de dominio por compra desde otra empresa
• 14 fallecidos (no dudo que la pandemia pasó también por aquí!)
• 89 avisos de casilla llena (cuentas gratuitas)
• 427 “juan no trabaja más aquí” / 102 incluían el email de la persona que reemplazaba a Juan
• 741 “mail no encontrado en la tabla de datos”
• 1265 “el email no existe” / dominios de empresas que ya no existian, proveedores de email de los ’90
• más algunos pedidos de desubscripción (decían que el link no andaba) y mensajes no relacionados el tema del mail

¿Pedidos de demostración recibidos? Apenas 3, sobre una base de clientes de más de 12.000.

La peor noticia del día la trajo el primero mail que ví con un aviso de un usuario que efectivamente estaba de viaje. El mensaje automático del estilo “Estaré ausente hasta el día Viernes, comunicarse con Fulano de Tal” estaba seguido de una copia del mensaje original que nosotros habíamos enviado.

Los dos enlaces que contenía el mensaje estaban remarcados en rojo furioso y prevenían al usuario para que no hiciera clic en los links, con el terrible mensaje: “MailScanner ha detectado un posible intento de fraude”.

Luego vi otros mensajes similares y la gran pregunta en ese momento fue: ¿cuántos de mis destinatarios recibieron ESE alerta? Imposible saberlo. Pero una vez que un servidor nos etiqueta como “spammers” es difícil correrse de ese lugar.

Las tasas de entrega de nuestros mails caen: vamos directo a las carpetas de spam. Si se trata de una empresa grande, quizá ni siquiera pasemos el primer filtro corporativo.

¿Qué había pasado?

Mi cliente estaba confiado: eran clientes, habían accedido a recibir sus correos. Sí, pero en muchos casos, esto había sido años y años atrás. Al hacer un envío tras otros sobre una base de datos envejecida y desactualizada, su tasa de entregabilidad era bajísima.

Mantener la salud de tu base de datos de suscriptores es fundamental si querés garantizar que tus campañas de email marketing sean efectivas y tus esfuerzos por escribir mails perfectos no caigan en bandejas de spam.

Como primer paso, no compres contactos. Es la garantía de hacer un mal trabajo desde el principio.

Si tus visitantes del sitio se subscriben, implementá el doble opt-in. Este proceso confirma que la dirección de correo es válida y que el suscriptor realmente desea recibir tus correos. Esto ayuda a mantener la base de datos limpia desde el principio.

Consejos para mantener una base de emails de clientes actualizada

Aquí te dejo algunos consejos sobre el mantenimiento:

1. Eliminá suscriptores inactivos: Si un suscriptor no ha interactuado con tus correos en un largo período (6-12 meses), considera eliminarlo o enviarle una campaña de reactivación. Esto podría ser motivo para otro posteo, escribime y haceme acordar. 😉
2. Gestioná los rebotes: Los correos electrónicos que “rebotan” (no llegan a su destino) deben ser eliminados. En teoría se peude distinguir entre “hard bounces” (direcciones inválidas permanentes) y “soft bounces” (problemas temporales), pero en la práctica son lo mismo. Si tenés un teléfono, llamá al cliente y conseguí un email que funcione.
3. Segmentá tu lista: Agrupá a tus suscriptores en categorías según intereses, comportamiento o demografía. Esto te permitirá enviar mensajes más personalizados y relevantes, aumentando las tasas de apertura y clics.
4. Solicitá actualizaciones periódicas: Pedile a tus suscriptores que actualicen su información de contacto cada cierto tiempo para asegurarte de que tienes sus datos más recientes.
5. Personalizá tus correos. Esto aplica más para conseguir resultados que otra cosa, pero mantener interesados a tus subscriptores garantiza que tu público crezca. Usá la información que tienes sobre tus suscriptores para personalizar los mensajes. Correos personalizados son menos propensos a ser ignorados o marcados como spam.
6. Envía correos regularmente, como para que no se olviden quien sos, pero no con demasiada frecuencia, para no espantarlos, y asegúrate de que el contenido sea relevante. Esto evitará que tus correos sean marcados como spam.
7. ¡Solicita Feedback! De vez en cuando, envía encuestas o simplemente pregunta a tus suscriptores sobre la calidad del contenido que reciben. Esto te ayudará a ajustar tu estrategia y mantenerlos comprometidos.
8. No seas tramposo, asegúrate de que los usuarios puedan darse de baja fácilmente si ya no desean recibir tus correos. Esto mantiene la lista limpia y reduce la probabilidad de ser marcado como spam.

No te quedes solo con estas reglas, monitorea constantemente tasas de apertura, clics, rebotes y conversiones. Estos indicadores te van a ayudar a identificar problemas y oportunidades para mejorar la salud de tu base de datos.

Mantener una base de datos de suscriptores saludable requiere esfuerzo continuo, pero es fundamental para el éxito a largo plazo de tus campañas de email marketing.

Es una práctica sana que podemos adoptar para garantizar que la mayor parte de nuestros suscriptores reciban los correos que les enviamos. ¿Hace cuánto que no revisas tus prácticas de mailing?