Como escribir mails de seguimiento efectivos

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Vi pasar un infoproducto que prometía consejos tan buenos como para conseguir respuestas de tus clientes en menos de una hora de enviado el email. Ya no me acuerdo quién lo ofrecía, pero pedía 28 euros por esa guía.

No es mucha plata, pero la idea de que haya una guía infalible para que 1) te respondan todos los destinatarios de tus emails y 2) lo hagan en menos de una hora, hace agua por todos lados.

Solo pensá esto: mucha gente no está pendiente de sus email, ni hablar que hay personas de todas las edades que ni siquiera registran que tienen uno.

Pero hay algo que es cierto, tener orden y método genera mejores resultados en cualquier acción que emprendas.

Siempre tengo en mente las buenas prácticas para el envío de emails de seguimiento, pero quería algo prolijo, ordenado y con ejemplos.

Así que le pedí ayuda al Agente 44 (aka ChatGPT) y me dió estos consejos para escribir correos de seguimiento efectivos que puedan generar una alta tasa de respuesta:

1. Personalización auténtica:
Dirígete por su nombre: Haz que el destinatario sienta que el correo está dirigido específicamente a él o ella.
Menciona detalles específicos: Recuerda aspectos clave de interacciones anteriores (una conversación, una pregunta que hicieron, un interés que expresaron).
Ejemplo:
“Hola [Nombre],
Me acordé de lo que mencionaste sobre [tema específico] y creo que esta solución podría interesarte.”

2. Claridad y brevedad:
Siempre al grano: Respeta el tiempo de tu destinatario. Sé claro y conciso, eliminando información irrelevante.
Pregunta o llamada a la acción clara: Termina con una pregunta simple o una acción concreta para facilitar la respuesta.
Ejemplo:
“Quería asegurarme de que recibiste mi mensaje anterior sobre [propuesta]. ¿Tienes un momento esta semana para discutirlo?”

3. Crea urgencia suave:
Sin ser agresivo, menciona una oportunidad limitada o el beneficio de actuar pronto. Esto puede incentivar a los destinatarios a responder más rápido.
Ejemplo:
“Esta es una excelente oportunidad que estará disponible hasta el [fecha límite]. ¿Te gustaría aprovecharla antes de que cierre?”

4. Aporta valor:
Cada correo debe tener un propósito claro y ofrecer algo de valor. No escribas solo para recordarles que existes; ofréceles un nuevo recurso, información o una solución a un problema que enfrentan.
Ejemplo:
“Quería compartir este artículo/guía sobre [tema relevante]. Creo que podría ser útil para ti.”

5. Usa un tono amigable y respetuoso:
No presiones ni insistas demasiado. A veces, una actitud relajada genera mejores resultados que la insistencia.
Ejemplo:
“Entiendo que estás ocupado/a, pero quería asegurarme de que no te perdieras esto. Si prefieres que lo discutamos más adelante, avísame.”

6. Recordatorio de tu valor:
En correos de seguimiento, puedes recordar brevemente por qué tu propuesta es valiosa. Evita sonar como un vendedor agresivo; en su lugar, sé genuino en tu interés por ayudarlos.
Ejemplo:
“Solo quería recordarte cómo [tu producto/servicio] puede ayudarte a [beneficio específico]. Si tienes alguna pregunta, estaré encantado de responder.”

7. Aprovecha la curiosidad:
Introduce un poco de curiosidad en tu asunto o primer párrafo para incentivar la apertura y respuesta.
Ejemplo:
“¿Has considerado cómo [beneficio clave] puede impactar [el problema del cliente]?”

8. Muestra flexibilidad:
Si no has recibido respuesta, muestra disposición a ajustarte a sus tiempos. Ofrece opciones para facilitar la coordinación.
Ejemplo:
“¿Te parece bien si te contacto la próxima semana o prefieres que lo dejemos para más adelante?”

9. Uso estratégico del asunto del correo:
El asunto es lo primero que verán, así que debe ser atractivo pero relevante.
Usa preguntas o menciona algo que despierte interés sin parecer spam.
Ejemplo:
“¿Te sigue interesando [solución/proyecto]?”
“Una idea para resolver [problema específico]”

10. Intervalo adecuado:
Dale tiempo para que respondan antes de seguir insistiendo. Espera algunos días o una semana entre cada correo. No satures su bandeja de entrada.

Desde luego, el intervalo adecuado para enviar correos de seguimiento depende del contexto y del tipo de relación que tengas con el destinatario, pero aquí te dejo algunas pautas generales:

1. Primer seguimiento (tras el primer contacto):
  • Entre 3 y 5 días hábiles después de haber enviado el primer correo o haber tenido una interacción inicial. Este es un buen momento para recordarles tu propuesta sin parecer insistente.
2. Segundo seguimiento:
  • Una semana después del primer seguimiento, si no has recibido respuesta. Mantén el tono amable y ofréceles flexibilidad para responder en un mejor momento si están ocupados.
3. Tercer seguimiento:
  • Entre 7 y 14 días después del segundo seguimiento, dependiendo de la urgencia de la propuesta. Aquí puedes generar un poco de urgencia o cerrar con un mensaje claro, indicando que estarás disponible cuando ellos lo necesiten.
4. Seguimientos adicionales:
  • Si después de tres correos no has recibido respuesta, puedes espaciar los siguientes envíos a cada dos o tres semanas, o incluso mensualmente, dependiendo de la importancia del contacto.
Consideraciones adicionales:
  • Si se trata de una oferta o propuesta con fecha límite, ajusta los tiempos y menciona la urgencia de la decisión de manera respetuosa.
  • En situaciones donde ya tienes una relación más establecida con el cliente, los seguimientos pueden ser más frecuentes o personalizados según la naturaleza de la conversación.

El equilibrio está en ser persistente sin ser molesto, y siempre tener en cuenta el contexto y la relación previa para definir el mejor intervalo.

11. Pruebas sociales o casos de éxito:
Si es apropiado, incluye un breve testimonio o caso de éxito que refuerce tu credibilidad.
Ejemplo:
“Hace poco ayudamos a [cliente similar] a conseguir [resultado] con nuestra propuesta.”

¿Este es todo el secreto? Sí.

Lo sé. No estamos descubriendo América.

Pero seguro que algunos de estos consejos no los venías usando, por más que ya sabías que deberías.

Con estos consejos, puedes escribir correos de seguimiento efectivos que mantengan el interés del destinatario sin ser invasivos. El éxito de obtener respuestas rápidas depende tanto del contenido como del contexto y la relación previa que tengas con el potencial cliente.

Esto de la relación con el cliente abre muchas otras puertas, ya les discutiremos en otros posteos.

¿Hay algún tema que te interese profundizar? Dejame un comentario.

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